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Gerenciamento de tempo: 15 métodos para gerenciamento de tempo eficaz

Se você está constantemente sobrecarregado com tarefas domésticas e de trabalho, pode valer a pena reconsiderar a abordagem do planejamento. A gestão do tempo é toda uma ciência. Contamos-lhe como funciona a gestão do tempo e como gerir o seu tempo
O que é gerenciamento de tempo
O economista Peter Drucker escreveu que a administração iria cada vez mais além da empresa comercial onde surgiu na tentativa de organizar a produção das coisas.

A gestão do tempo são as técnicas e métodos para gerir o tempo. Isso é auto-organização e autogestão. A gestão do tempo ajuda uma pessoa ou empresa a planejar o tempo e economizar recursos.

Por exemplo, se você está sobrecarregado com o trabalho e não sabe o que fazer primeiro, deve priorizar. A matriz de Eisenhower ajuda você a descobrir quais tarefas são urgentes e importantes e quais são apenas distrações. Não se esqueça da famosa “regra de Pareto”, segundo a qual apenas 20% dos esforços trazem 80% do resultado e vice-versa.

Quanto mais conseguirmos fazer, melhor será a qualidade do nosso trabalho e da vida em geral. E no contexto da transformação digital e da aceleração da mudança, uma gestão clara do tempo ajuda a manter o foco nas metas, a manter o rumo e, em última análise, a evitar tornar-se um “piloto abatido” no mercado de trabalho.

Princípios de gerenciamento de tempo
Quase todos os métodos de gerenciamento de tempo existentes consistem em três componentes: priorização, planejamento e estruturação.

Priorização. Para concluir uma tarefa, você precisa determinar o quão urgente, complexa e importante ela é e só então prosseguir com sua implementação.
Planejamento. Para concluir uma tarefa, você precisa entender quando ela deve ser realizada e quanto tempo levará.
Estruturação. Para concluir uma tarefa, você precisa entender como acompanhar seu progresso e resultados.
A maioria das técnicas de gerenciamento de tempo depende de estruturação e priorização, e apenas uma pequena parte é uma combinação complexa de todos os três princípios. Analisaremos os 15 melhores métodos de gerenciamento de tempo: de técnicas simples a sistemas complexos de gerenciamento.

Melhores técnicas de gerenciamento de tempo

1. Preparação da noite

A preparação à noite é adequada para quem tem dificuldade em se levantar de manhã cedo – conselho do psicólogo Nick Wignal [1]. Anote as tarefas de trabalho e pessoais para amanhã no final do dia de trabalho. Assim você entende sua carga de trabalho com antecedência e distribui as tarefas sem a correria da manhã. Você pode preparar um plano de tarefas à noite, roupas de trabalho ou almoço para levar, se trabalhar fora de casa.

O plano de tarefas para amanhã pode ser elaborado num caderno em papel ou na aplicação

2. Pelo menos N minutos

O método ajuda a lidar com a procrastinação – adiar tarefas “para depois”, mesmo que sejam assuntos importantes ou urgentes. Se você não tem vontade de fazer nada, tente começar com pelo menos alguns minutos por tarefa: cinco ou dez. Segundo Julia Müller, professora da Universidade de Leipzig, isso dá à pessoa o direito de mudar de ideia e aumenta a sensação de controle sobre a situação. Ele para de pensar que está sendo forçado a fazer algo que absolutamente não quer fazer, então o trabalho é mais fácil.

3. Prazos

Estabeleça prazos claros para a entrega do trabalho. Prazos claros incentivam você a trabalhar mais rápido e ajudam a lidar com a procrastinação. Pesquisadores do Instituto de Tecnologia de Massachusetts descobriram que mesmo prazos autodefinidos ajudam a fazer as coisas decolarem. Ao mesmo tempo, esses prazos funcionam pior do que os prazos externos estabelecidos pelo gerente ou pela comissão de concorrência. Em casos pessoais, o curador externo pode ser um amigo, colega ou parente.

4. Comer um “sapo”

O treinador de negócios Brian Tracy sugere comer um “sapo” todas as manhãs – fazendo primeiro a tarefa mais difícil e frustrante. De manhã, o cérebro está menos carregado de informações, então será mais fácil para você lidar com uma tarefa difícil. Depois de tal tarefa, todo o resto parecerá insignificante e eles ainda terão força.

5. Pequenas tarefas

Este é exatamente o oposto do método anterior. Faça pequenas tarefas – por 1-2 minutos – primeiro, se possível no mesmo momento. Por exemplo, verifique correspondências e equipamentos, envie solicitações ou distribua tarefas. Esta regra é retirada do método Getting Things Done (GTD) do coach de negócios David Allen.

6. Foco automático

O método “autofoco” é indicado para pessoas que costumam trabalhar com tarefas sem prazo. Os dois princípios anteriores obrigam a escolher uma causa, e esse sentido de obrigação causa rejeição. O autor do método, Mark Forster, acredita que você deve primeiro escrever todos os casos em uma única lista e depois lê-la lentamente até querer parar em uma tarefa. O tamanho da tarefa não importa, o desejo de fazê-lo agora é mais importante. Se você conseguiu concluir a tarefa hoje, risque-a. Se não deu certo, mova-o para o final da lista e leia-o novamente.

7. Faça isso amanhã

Mark Forster, autor de Do It Tomorrow, recomenda não assumir tarefas urgentes imediatamente, mas adiá-las até amanhã. Para fazer isso, você precisa manter listas de tarefas fechadas. Você não pode adicionar uma nova tarefa à lista fechada, mas pode adicioná-la à lista no dia seguinte. Essa abordagem ajuda você a manter o foco nos assuntos atuais e a fazer apenas o seu trabalho.

Forster separa “seu trabalho real” e “ocupação”. Um trabalho real ajuda você a progredir em um negócio ou profissão. Aqui você aplicará plenamente suas habilidades e conhecimentos. Saia da sua zona de conforto frequentemente fazendo coisas que você nunca fez antes. O trabalho é muito difícil, esse trabalho pode causar um pouco de resistência.

A ocupação surge quando você deixa de lado o trabalho real para pequenas tarefas. Atividade não é o mesmo que ação. Se um trabalho parece sobrecarregado, mas não parece difícil, provavelmente está ocupado. O trabalho real pode ser difícil, mas não faz você se sentir como um “esquilo em uma roda”.

8. Dividir uma grande tarefa

Essa técnica também é chamada de comer salame ou elefante aos poucos. A tarefa global pode ser intimidante por seu volume. Para iniciá-lo, você deve decompor uma grande tarefa em pequenos estágios, decompor. Por exemplo, “lançar um novo projeto” soa alto e pressiona com responsabilidade. Mas quando aparecem passos concretos nele, fica mais fácil: “iniciar pesquisa de público” → “conversar com Sasha sobre os pontos de análise” → “examinar os resultados” → “preparar um layout com base nos resultados da pesquisa”. A tarefa “adquire” especificidades e deixa de parecer uma missão impossível.

9. Uma tarefa de cada vez

A multitarefa no trabalho intelectual não funciona. Em 2009, pesquisadores da Universidade de Stanford conduziram um experimento [8]. Eles descobriram que quando uma pessoa faz várias coisas intelectuais ao mesmo tempo, por exemplo, lê e fala ao telefone, ela se lembra tanto do conteúdo da conversa quanto do que leu pior. Ao mesmo tempo, ele não consegue determinar quais informações eram importantes e quais poderiam ser omitidas. Se uma pessoa trabalha em apenas uma coisa de cada vez, ela lida melhor com a tarefa e se lembra bem das informações.

10. Métodos de tempo fixo

Isso inclui métodos de timer. Se você adquirir o hábito de trabalhar com cronômetro, saberá o valor do seu tempo, trabalhará de forma mais produtiva, aprenderá a gerenciar expectativas, treinará sua força de vontade e evitará o esgotamento.

Técnica Pomodoro. O Método Pomodoro é o Sistema de 25 Minutos de Francesco Cirillo. Um “pomodoro” é um intervalo de tempo de 30 minutos – 25 minutos para trabalho e cinco minutos para descanso. Você trabalha por 25 minutos, faz uma pausa de cinco minutos e depois volta ao trabalho. A cada quatro repetições – uma pausa de 30 minutos.

A propósito, o cronômetro se chama “tomate” porque Francesco Cirillo inicialmente usava um pequeno cronômetro de cozinha em forma de tomate.

Na maioria das vezes, o cronômetro Pomodoro se parece com isso (Foto: bakunin.com)
O método 90 por 30 de Tony Schwartz [9] e o método 52 por 17, que surgiram como resultado da pesquisa em The Muse [10], são construídos com base em um princípio semelhante. O primeiro valor é o tempo em minutos que você precisa alocar para o trabalho, o segundo é o tempo de intervalo.

Podemos dizer que se trata de uma modificação de prazos, mas limitam muito o tempo de trabalho em si. A abundância de pausas curtas ajuda a “descarregar o cérebro”, mudar de atividade e se distrair.

Se você quiser experimentar os métodos na prática, lembre-se de que não apenas os intervalos de trabalho são igualmente importantes neles, mas também os intervalos de descanso. Para que os métodos funcionem, é importante descansar e retornar à tarefa em um horário definido.

11. Princípio das nove ações

Este método é baseado na hierarquia de tarefas. De acordo com o princípio, durante o dia você precisa “fechar” uma tarefa grande, três tarefas menores e cinco pequenas. Tarefas como preparar uma reunião com futuros clientes são adequadas e tarefas mais simples, como comprar ração para animais de estimação. Assim, as tarefas domésticas não desaparecem de vista e são incluídas no cálculo da própria carga de trabalho.

Uma variação deste método é o “Princípio das Três Coisas” de Chris Bailey [11]. Este método ajudará aqueles que se afundam facilmente na rotina e não prestam atenção suficiente aos seus objetivos de longo prazo. De acordo com Bailey, você precisa concluir três coisas por dia que o aproximem de alcançar uma meta global. Por exemplo, uma hora por dia para fazer exercícios de gramática em inglês ou para se candidatar a uma bolsa de estudos se seu objetivo global for estudar no exterior.

12. Kanban

Kanban é um método de organização do trabalho para distribuir a carga de trabalho entre as pessoas e fazer o trabalho na hora certa. O método ajuda a ver o ritmo crescente de trabalho e não esquecer de nada. Junto com o Scrum, o kanban é um dos principais métodos do sistema de gestão Ágil, que também precisa ser implementado com sabedoria para não atingir o resultado contrário.

Um kanban clássico é uma tabela com três colunas To Do, In Progress e Done. Mas pode haver mais colunas, por exemplo, pelo número de etapas do seu projeto ou produção, e seus nomes também podem mudar a critério da empresa.

Todos os casos são inseridos por padrão na primeira coluna em uma linha separada ou em um adesivo separado, cartão. Em seguida, eles são arrastados de um para outro até chegar à última coluna. Graças a este “arrastar e soltar”, você pode acompanhar facilmente o progresso de um indivíduo e de toda a equipe.

13. Cronometragem

Economista e autor de livros sobre gerenciamento de tempo, Gleb Arkhangelsky acredita que o planejamento se baseia na compreensão de onde o tempo é gasto com eficiência e onde não é. Arkhangelsky propõe planejar em três etapas.

Fixar. Durante várias semanas, a cada uma ou duas horas, registre as tarefas concluídas e o tempo que levou para completá-las. Os casos podem ser omitidos por dois ou três minutos. O objetivo do estágio é a fixação, a observação de terceiros de si mesmo.
Encontre importante. Após essas semanas, anote no mesmo caderno quando o tempo foi gasto de forma útil, quando a tarefa poderia ter sido realizada mais rapidamente e quando o tempo foi desperdiçado.
Planejar. Ajuste sua agenda e processo de trabalho com base em suas estatísticas.

14. Matriz de Eisenhower

O sistema de fazer negócios e priorizar, que foi inventado pelo 34º presidente dos Estados Unidos, Dwight Eisenhower, em meados do século XX. Todos os casos atuais e futuros são divididos em quatro categorias da matriz, dependendo de sua urgência e importância. É difícil usar a matriz o tempo todo, mas você pode voltar a ela periodicamente se estiver sobrecarregado com o trabalho e as tarefas domésticas. Veja como usá-lo.

Matriz de Eisenhower

  • Importante e urgente fazer. São tarefas com prazos. Por exemplo, conclua um projeto para um cliente, envie o rascunho de um artigo, responda e-mails importantes, pegue as crianças na escola. Se eles não forem feitos, é repleto de conseqüências desagradáveis.
  • Importante e não urgente – para planejar. São casos sem prazo, necessários para o seu crescimento. Por exemplo, vá à academia, estude uma língua estrangeira, vá a uma sessão de networking. Esses casos precisam ser planejados com antecedência para não perder.
  • Sem importância e urgente – delegado. Uma rotina que não requer habilidades específicas. Por exemplo, poste postagens em blogs, cozinhe comida, envie e-mails para colegas, coloque roupas para lavar. Essas tarefas devem ser delegadas de forma cuidadosa e razoável a seus funcionários ou colegas, a fim de liberar seu tempo para assuntos importantes e urgentes.
  • Sem importância e não urgente – exclua. São atividades que não trazem benefícios ao trabalho e não ajudam a atingir o objetivo. Por exemplo, navegar pelas redes sociais, jogar videogame, assistir TV. Esses casos levam muito tempo, então eles precisam ser controlados ou abandonados por completo.

15. Gerenciamento de tempo cronotípico

O método é indicado para quem deseja criar uma rotina diária ideal para si. MD e psicólogo clínico Michael Breus acredita que existem quatro cronotipos. Cada um deles tem seu próprio horário ideal para acordar, pico de produtividade e padrões de sono:

  • “Os ursos”. É confortável para eles acordar das 7 às 11 da manhã, o pico de produtividade cai no período das 11 às 18 horas, e ir para a cama deve ser no máximo às 23 horas.
  • “Leões”. Podem acordar sem despertador das 5h30 às 10 da manhã, são mais produtivos das 10 às 17, é melhor irem para o lado antes das 22h30.
  • “Lobos”. É muito difícil levantar de manhã, o horário é das 7h30 às 12h, trabalham bem até as 20h e vão dormir facilmente às 00h.
  • “Golfinhos”. Pessoas com padrões de sono inquietos, mesmo que acordem entre 6 e 10 podem facilmente voltar a dormir. Para adormecer à meia-noite, eles precisam remover todas as telas duas horas antes de dormir. O pico de atividade é das 10h às 18h.

Breus acredita que se você ajustar seu horário pessoal e de trabalho aos seus próprios biorritmos, a qualidade de vida será muito melhor. Você também pode ler os conselhos de German Gref, Pavel Durov e outros líderes empresariais sobre como e quando trabalhar e relaxar.